Komunikacijos ir dokumentu valdymo platforma

Transkriptas

1 VALSTYBĖS IT KONSOLIDAVIMO PROGRAMA: DOKUMENTŲ VALDYMO IR KOMUNIKACIJOS PLATFORMA Aistė Zalepūgaitė Projektų vadovė, Kurk Lietuvai

2 TURINYS # 1 Įžanga į sukurtą dokumentų valdymo ir komunikacijos platformą #2 SharePoint o techninė struktūra: bendrai #3 SharePoint o techninė struktūra: specifinė #4 SharePoint o techninė ir turinio struktūra: specifinė #5 Detalizuota projektų folder ių medžiaga projektų lygyje #6 SharePoint o prieigos medis #7 SharePoint o įgyvendinimas: Pagrindinis puslapis #8 SharePoint o įgyvendinimas: Projektų puslapiai standartizuoti kiekvienam projektui #9 SharePoint o mokymų planas programos dalyviams

3 ĮŽANGA Į SUKURTĄ DOKUMENTŲ VALDYMO IR KOMUNIKACIJOS PLATFORMĄ Dokumentai Kalendorius Apklausa / balsavimas Programos dokumentų valdymo ir komunikacijos platformą sukurta naudojant SharePoint įrankį. Ši platforma veikia kaip intranetas, skirta IT konsolidavimo programos dalyviams valdžios įstaigose. Čia galima rasti ankstesnius naujienlaiškius ir kitas naujienas programos lygyje, kontaktų sąrašą ir kalendorių su reguliariais kassavaitiniais susitikimais. Bendradarbiavimas Projektų svetainės Projektų komandos ir darbo grupės per šį puslapį gali bendradarbiauti ir rasti IT konsolidavimo programos ir visų susijusių projektų dokumentus. Standartizuotas dokumentų medis ir teisių matrica paruošti kiekvienam projektui. Intranetas Projektų komandos nariai Sausio ir vasario mėnesį bus pravesti mokymai apie Sharepoint o naudojimą. Užduočių ir progreso vizualizacija Projektų valdymo procesų automatizavimas Advancya.com

4 SHAREPOINT O TECHNINĖ STRUKTŪRA: BENDRAI

5 Programos pagrindinis puslapis (intranetas) Programos puslapis Projekto puslapis su s Projekto puslapis su s Projekto puslapis su s Projekto puslapis su s Projekto puslapis su s Projekto puslapis su s Projekto puslapis su s

6 SHAREPOINT O TECHNINĖ STRUKTŪRA: SPECIFINĖ

7 Programos lygyje Projekto #1 Folder is #1 SharePoint o pagrindinis puslapis Projekto #2 Projekto #3 Projekto #4 Projekto #5 Projekto pagrindinis puslapis ( Site collection integruota su Teams Projekto folder iai Folder is #2 Folder is #3 Folder is #4 Projekto #6 Projekto #7

8 SHAREPOINT TURINIO STRUKTŪRA

9 Sharepoint pagrindinis puslapis IT konsolidavimo programa CIO biuras IT valdymo modelis IT infrastruktūra IT migravimas KDV priežiūra Projekto pagrindinis puslapis ( Site collection integruota su Teams Projekto #3 folderiai 1. Planavimas ir kontrolė 2. Vykdymas 3. Uždarymas 4. Sutarčių valdymas 1.Projekto planas 2.WBS 3.Gantt chart 4.Komunikacijos planas 5.Atsakomybių matrica 6.Rizikų valdymas 7.Ataskaitos, biudžetas, rizikos 1.Susitikimų medžiaga 2.Projekto dalys TBC 1.Vidinių sutarčių valdymas 2.Išorinių sutarčių valdymas Valstybės duomenų centras Valstybės IT centras

10 DETALIZUOTA PROJEKTŲ FOLDER IŲ MEDŽIAGA PROJEKTŲ LYGYJE

11 1. Planavimas ir kontrole 2. Vykdymas 1. Projekto planas 2. WBS 3. Gantt chart 4. Komunikacijos planas 5. Atsakomybių matrica 6. Rizikų valdymas 7. Ataskaitos, biudžetas, rizikos 1. Susitikimų medžiaga 2. Projekto dalys FOLDER IŲ APRAŠYMAS 1. Projekto planas su senomis versijomis 2. Work Breakdown Structure, projektas surašytas mažais etapais 3. Projekto eigos vizualizacija 4. Planas, kontaktų sąrašas 5. Sąrašas, kuris apibrėžia kas ką veikia 6. Kassavaitinis įvertinimas rizikų 7. Kassavaitinis įvertinimas (Excel file, kurį pildom UkMin ui) 1. Protokolai ir diskutuota medžiaga 2. Projekto vadovas suskirsto šia daly kaip tinka projektui Projekto #x folder iai 3. Uždarymas TBC 4. Sutarčių valdymas 1. Vidinių sutarčių valdymas 2. Išorinių sutarčių valdymas 1. Sutartys ministerijose 2. Sutartys su konsultantais ir tiekėjais

12 SHAREPOINT O PRIEIGOS MEDIS

13 Teisių rinkiniai Grupės V Visitors visi naujienlaiškio gavėjai Visos teisės turi visas teises. CA Content Administrators kuria ir prižiūri SharePoint o visa sistemą (Aistė, Andžej) Redaguoti Gali įtraukti, redaguoti ir naikinti sąrašus, gali peržiūrėti, įtraukti, atnaujinti ir naikinti dokumentus Bendradarbiauti Gali peržiūrėti, įtraukti ir naujinti sąrašo elementus bei dokumentus Skaityti Gali peržiūrėti ir išvardyti elementus bei atsisiųsti dokumentus PgM PjM PjT Program Managers žmonės programos lygyje, turi matyti kas kur vyksta (Elijus, Arūnas, Jurgita) Project Managers projekto vadovai, turi matyti kas kur vyksta ir prižiūri savo projekto dokumentus Project Team projekto komandos nariai PjC Project Consultants konsultantų komanda pasamdyta projektui

14 Programos lygyje Projekto #1 Folder is #1: inicijavimas CA: visos teisės PgM: skaityti PjM: projektu vadovas gali bendradarbiauti savo projekte, kiti projekto vadovai gali skaityti PjT: skaityti Sharepoint pagrindinis puslapis V: skaityti CA: visos teisės PgM: skaityti PjM: skaityti PjT: skaityti Projekto #2 Projekto #3 Projekto #4 Projekto #5 Projekto #6 Projekto #7 CA: visos teisės PgM: skaityti PjM: skaityti PjT: skaityti Projekto #3 Site collection Integrated with Teams CA: visos teisės PgM: skaityti PjM: projektu vadovas gali bendradarbiauti savo projekte, kiti projekto vadovai gali skaityti PjT: skaityti Projekto #3 folderiai Folder is #2: vykdymas Folder is #3: uždarymas Folder is #4: sutartys CA: visos teisės PgM: skaityti PjM: projektu vadovas gali bendradarbiauti savo projekte, kiti projekto vadovai gali skaityti PjT: projekto komandas dalyviai gali bendradarbiauti savo projekte, kiti PjT gali skaityti CA: visos teisės PgM: skaityti PjM: projektu vadovas gali bendradarbiauti savo projekte, kiti projekto vadovai gali skaityti PjT: skaityti TBC

15 SHAREPOINT ĮGYVENDINIMAS: PAGRINDINIS PUSLAPIS

16 Pagrindinio puslapio paaiškinimas Nuoroda į IT konsolidavimo programos intranetą Prieiga prie programos ir projektų puslapių ir dokumentų Programos ir projektų vadovų kontaktų sąrašas SharePoint o turinio ir techninė pagalba Naujienos Naujienos programos ir projektų lygiuose (pvz: naujienlaiškiai, renginiai) Kalendorius su ateinančiais susitikimas programos ir projektų lygiuose

17 SHAREPOINT O ĮGYVENDINIMAS: PROJEKTŲ PUSLAPIAI STANDARTIZUOTI KIEKVIENAM PROJEKTUI

18

19

20 SHAREPOINT O MOKYMŲ PLANAS PROGRAMOS DALYVIAMS

21 Mokymų ciklas: Mokymai pravesti programos dalyviams sausio ir vasario mėnesi Preliminarus susipažinimas: Aprašymas pristatant SharePoint ir jo naudojimą išsiųstas konsolidavimo programos mėnesiniame naujienlaiškyje (gruodžio m., 2018) Papildomų mokymų informacija: Dokumentas su naudojimo medžiaga išsiųstas programos dalyviams ir suinteresuotom šalims el. paštu ir įkeltas į SharePoint o pagrindinį puslapį vasario mėnesi.

22